输入：先统一入口
每天要处理的文件来自邮件、聊天软件、扫描、拍照等不同渠道。入口不统一，文件就会散落各处。给自己定一个固定的接收文件夹，所有待处理文件先放进去，再统一处理。
处理：按动作而不是按工具来分
不要按工具来记流程，而是按动作。日常真正高频的动作只有几类：转换格式、拆分合并、识别文字、压缩体积、裁切片段。每一类固定一个顺手的工具，不需要试遍市面上所有选择。
- 每类动作固定一个主力工具，熟悉它的边界
- 备用工具只留一个，避免临时找工具浪费时间
- 把常用工具放进浏览器书签栏最前面
输出：交付格式提前定死
决定交付格式时优先考虑对方的查看环境。对方只需要看，就给 PDF；对方需要继续改，就给可编辑格式加一份 PDF 对照。定死规则之后，每次交付都不用再犹豫。
归档：命名规则比文件夹结构更重要
很多人花时间设计复杂的文件夹层级，却在命名上很随意。实际上，一个好的命名规则能让文件在任何一个文件夹里都能被找到。建议统一使用「日期_项目_内容_版本」的结构。
- 日期写在最前面，按名称排序就是时间顺序
- 版本号用两位数，例如 01、02，避免排序错乱
- 同一份文件的编辑版和交付版用后缀区分，例如 _edit、_final
定期做一次流程复盘
每个月抽十分钟回想一下：哪些动作重复做了很多次、哪一步最常出错、有没有哪个工具其实已经不合适了。把最常出错的那一步专门优化掉，效率提升会比换新工具明显得多。